3.6 Menerapkan Penggunaan mesin komunikasi kantor (OTKS)

PENGGUNAAN MESIN-MESIN KOMUNIKASI KANTOR


INDIKATOR PEMBELAJARAN

1.Pemilihan peralatan atau sumber daya untuk melaksa-nakan tugas diidentifikasikan dengan benar
2.Jumlah yang diperlukan di-pertimbangkan secara me-nyeluruh
3.Peralatan dipergunakan sesuai prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan



A. PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE
1. Pengertian intercom/aiphone
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.
2. Fungsi intercom
Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:
a. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya
b. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
c. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
d. Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai
Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:
a. Sebagai media informasi
b. Sebagai media pengetahuan
c. Sebagai media hiburan
3. Cara mengoperasikannya
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
a. Intercom yang digunakan di kantor-kantor
1) Angkat gagang telepon
2) Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
3) Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut
4) Lakukan pembicaraan
b. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)
1) Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
2) Pilih atau cari saluran yang kita tuju
3) Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

B. PENGGUNAAN TELEPON
1. Pengertian telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
2. Macam-macam pesawat telepon
A. Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
B. PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator
C. PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator
3. Cara penggunaan telepon
a. Penggunaan telepon untuk percakapan local
b. Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

C. PENGGUNAAN HANDPHONE
1. Pengertian handphone
Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.
2. Macam-macam merk handphone
a. Sony ericsson
b. Nokia
c. Motorola
d. Samsung
e. LG
3. Cara menggunakan handphone
a. Cara mengirim berita
1) Tekan tombol yang dituju
2) Mulailah pembicaraan
3) Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No
b. Cara menerima berita
1) Tekan tombol yes
2) Dengarkan pembicaraan
3) Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai
4. Cara pengisian pulsa
Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:
a. Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar
b. Dengan electronic

D. PENGGUNAAN SWITCHBOARD
1
. Pengertian switchboard
Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.
2. Macam-macam switchboard
a. Switchboard dengan system telepon kunci
b. Switchboard dengan system perburuan
3. Keuntungan dan kelemahan switchboard
a. Keuntungannya
1) Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri
2) Menghemat waktu, tenaga dan biaya
3) Dapat berhubungan dengan pihak luar
b. Kelemahannya
1) Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator
2) Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut

E. PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON
1. Pengertian penjawab telepon
Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien
2. Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon
a. Keuntungannya
1) Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar
2) Dapat merekam dari dua arah
3) Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan
4) Dapat memanggil di mana saja kita berada
b. Kelemahannya
Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.

F. PENGGUNAAN TELEX
1. Pengertian telex
Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.
2. Bagian-bagian dan fungsi telex
a. Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.
b. Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.
c. Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan
3. Cara menggunakan telex
a. Kegiatan merekam
1) Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan
2) Ketik naskah yang akan dikirim
3) Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:
- Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang.
- Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek
b. Kegiatan mengirim
1) Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim
2) dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0”
3) Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim
4) Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali
5) Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai

G. PENGGUNAAN FAKSIMILE
1. Pengertian facsimile
Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.
2. Fungsi facsimile
a. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
b. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
c. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:
1) Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
2) Mencetak sampai beberapa lembar kopi
3) Menyimpan berbagai alamat
3. Keuntungan facsimile
a. Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas
b. Waktu yang lebih cepat
c. Data yang akurat
d. Hemat tenaga dan biaya
e. Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya
4. Cara pengoperasian facsimile
a. Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
b. Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju
c. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
d. Tekan tombol YES
e. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
f. Lalukan pengkopian

H. PENGGUNAAN MESIN DIKTE
1. Pengertian mesin dikte
Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.
2. Fungsi mesin dikte
a. Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang diberikan pimpinan kepada bawahan
b. Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai
3. Cara menggunakannya
a. Untuk printer
1) Tekan tombol power
2) Tekan tombol printer
b. Untuk facsimile
1) Tekan tombol power
2) Tekan nomor facsimile yang dituju
3) Tunggu jawaban
c. Untuk scanner
1) Tekan tombol power
2) Tekan perintah scanner


PENGGUNAAN MESIN MICROFILM, TRANSPARANCY MAKER, DAN OHP
A. PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM

1. Pengertian mesin microfilm
Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah.
2. Bentuk-bentuk microfilm
a. Microfilm roll
1) Roll film ukuran 16 mm x 100 feet
2) Roll film ukuran 35 mm x 100 feet
b. Microfilm jaket
Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.
c. Microfiche
1) Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor
2) Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator
d. Microfilm aparatur card
Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm.
e. Microfilm cartridge
Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet.
3. Macam-macam peralatan microfilm
a. Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film
b. Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerjaan kamera
c. Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film
d. Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise
e. Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran

B. PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER
Transparancy ada dua jenis yaitu:
1. Intra red dengan ciri-ciri:
a. Salah satu sudutnya terpotong
b. Warna transparansi tidak bening (agak buram)
c. Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus
d. Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar
2. Write on dengan ciri-ciri:
a. Transparansi warnanya bersih atau bening
b. Lembar transparansi bisa langsung ditulisi
c. Dapat dihapus
Cara menggunakan transparency maker adalah:
1. Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri
2. Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya
3. Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas
4. Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan
5. Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam

C. PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR)
Keunggulan OHP antara lain:
1. Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya
2. Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan
3. Refleksi lensa dapat diatur
4. Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala
Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu:
1. Mudah penggunaannya
2. Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta
3. Menghemat waktu
4. Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserrta mudah melakukan pencatatan

Komentar

Postingan populer dari blog ini

3.8 MENGANALISIS MEDIA KOMUNIKASI HUMAS

3.9 Menerapkan tata ruang kantor (office layout) ( OTKS)

3.8 Menerapkan Penataan Interior Kantor (office arrangement) ( OTKS)